Beispielrechnung für Inhouse-Training zum Thema Prozessmanagement/Leanmanagement

Den Kostenvergleich zwischen Inhouse-Training und offenem Seminar finden Sie ganz unten auf der Seite!

Ausgangslage:

Der Kunde ist ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen, das eine Vielzahl an Produkten in hoher Varianz und unterschiedlichen Fertigungstiefen produziert. Die Produktion erfolgt in mehreren Schritten, ist sehr zyklisch und Outputorientiert. Aktuell gibt es 587 Mitarbeiter an zwei Standorten in Deutschland. Das Unternehmen ist seit 18 Jahren auf diesem Markt tätig und ist kontinuierlich gewachsen. Von der Gründung bis heute leitet der Inhaber die Firma selbst. Er ist gelernter Maschinenbau-Ingenieur und wird dieses Jahr 63 Jahre. Seit 2011 wurde ein Qualitätsmanagementsystem nach der ISO 9001 zertifiziert, 

Problemstellung: 

Der Kunde ist seit längerer Zeit mit seinen Produktionsprozessen unzufrieden. Auch viele Mitarbeiter haben das Gefühl, dass sie nur noch „Hans Dampf in allen Gassen sind“. Da die Probleme gerade in der Produktion auftreten, möchte man sich nun sehr verstärkt an den Prinzipien und Funktionsweisen das Lean Managements orientieren. Davon verspricht man sich, die Abläufe sehr viel ruhiger zu gestalten und so die Produktion zu glätten.

Es gab aber sehr große Unsicherheiten, ob das Lean Management überhaupt anwendbar ist. Sowohl bei den Mitarbeitern als auch bei der Geschäftsführung kamen Äußerungen wie ...

• Lean Management ist kein System für den Mittelstand
• ... dann wird alles standardisiert und es nimmt uns unseren größten Wettbewerbsvorteil - unsere Flexibilität
• Das ist auch nur wieder so ein Management-BlaBla.
• Lean Management ist was für große Konzerne in der Automobilindustrie und daher wohl kaum etwas für uns.
• Na dann haben die Berater wenigsten etwas zu beraten!

Ablauf: 

1. Kennenlernen

Bevor wir in die Detailarbeit gegangen Sie, gab es selbstverständlich einige Telefonat. Natürlich zu Beginn ein Gespräch zwischen dem Geschäftsführer und einem Berater aus unserem Verband. Hierbei ging es um ein grundsätzliches kurzes Kennenlernen, um zu sehen, ob die Chemie stimmt und unser Berater auch die Stärken aber auch die Eigenheiten eines mittelständischen Unternehmens kennt.

2. Auftragsklärung

Des Weiteren gab es eine Video-Konferenz zwischen unserem Berater und fünf Vertretern der Führungsebene des Unternehmens. Vertreten waren neben dem Produktionsleiter auch nochmals der Geschäftssführer, die Personalleiterin, der Qualitätsbeauftragte sowie die Leiterin des Bereiches Lager/Logistik. In diesem knapp zwei stündigem Gespräch ging es vordergründig um die Anwendbarkeit des Lean Managements im Unternehmen und die Schnittstellen zu den einzelnen Bereiche. 

3. Lösungsstrategie

Unser Berater und die Vertreter des Kunden einigten sich auf folgende Punkte:

• stufenweises, agiles Vorgehen (wir vereinbaren immer nur den nächsten Schritt, kontrollieren diesen auf seine Wirksamkeit und werden dann entscheiden, was als nächstes wichtig ist. Priorität werden in Echtzeit gesetzt!)
• Egal was wir tun, es muss Mitarbeiter und Führungskräfte befähigen, die Methoden danach selbständig und ohne Berater durchführen zu können. (Unser Berater macht sich von allein überflüssig!)
• Alle müssen Lean Management verstehen, deshalb ist eine Wissensvermittlung wichtig und richtig, aber die Anwendung ist wichtiger. (Praxis für Praktiker!)
• Aufgrund der noch kritischen Haltung der Mitarbeiter und auch Führungskräfte, muss die Punkte Motiviation, Sensibilisierung und Mobilisierung mit beachtet werden. (Wir (be)achten Herz und Bauch!)
• Bei allen Tätigkeiten ist auch die Kosteneffizienz zu achten und mit den Kosten ist absolut transparent umzugehen. Nachträge und Nachverhandlungen sind zu vermeiden. (Inhouse - weil es zu Hause am Besten ist!)

Umsetzung:

Für den ersten Schritt wurde vereinbart, dass es zwei Schulungen geben  wird. Dabei wurde bewusst noch eine Trennung der Mitarbeiterebene und der Managementebene vorgenommen. 

• Mitarbeiter-Ebene: Verständnis für die Funktionsweise des Lean Management erzeugen und die Idee und Grundsätze vorallem ausprobieren, damit rumzuspielen und nachhaltig in das Bewusstsein zu bringen. Die Motivation der Mitarbeiter stand hierbei im Vordergrund. In einem 2-Tages-Workshop sollte gezeigt werden, dass Lean Management auch mit Leichtigkeit gelebt werden kann und auf keinen Fall die Arbeit behindert, sondern einfacher macht und dabei Wirkung und Freiheit erzeugt. 
• Führungskräfte-Ebene: Auch hier ging es natürlich in erster Linie um Verständnis, aber auch um belegbare Fakten zur Wirklung des Lean-Ansatzes und um Best Practice. Hierfür wurde ein 1-Tages-Seminar vereinbart.

Workshop auf MItarbeiter-Ebene

Am 2-Tages-Workshop nahmen 22 Mitarbeiter/-innen teil. Dort wurde sich über die verschiedenen Verschwendungsarten gesprochen und diese im Unternehmen auch in Praxis gesucht. Damit wurde auch gleich eines der Grundprinzipien des Lean Managements vorgestellt - das Gemba, also „überzeuge dich selbst“. Damit entstand eine kleine, aber eben völlig authentische Dokumention über Verschwendungen, die sich auch jeder Mitarbeiter vorstellen kann. Des Weiteren wurden praktische Beispiele diskutiert, die die Anwendung von Push- und Pull-Prinzipien darstellen und welche Anwendungen es für das Unternehmen gibt. Mit einigen Fallstudien wurden werde Techniken wie ein Kanban-System, das Andon oder das First Stop Defect erlebbar gemacht.  Ausgangspunkt für unsere Interaktionen ist dabei ein „Spiel“ (Nachbildung einer Produktion), mit dem wir Techiken mit den Mitarbeiter erarbeitet haben und dann immer im Unternehmens gesucht haben. Im Laufe der Zeit wurden so Optimierungen durchgesprochen, um die Anwendung und Auswirkungen der eingeführten Lean-Prinzipien erlebbar und erkennbar zu machen. In den weiteren Schritten wurde die Bedeutung von Standards sowie gegenseitigen Lernen, dem Wissensmanagement und der kontinuierlichen Verbesserung (KVP) besonders herausgearbeitet. 

Natürlich war dieser Workshop kein Selbstläufer und auch keiner rief um 9.05 Uhr ... hurra der Berater ist da! Das hat auch keiner erwartet und muss als normale Situation wahrgenommen werden. Aus diesem Grund war es absolut wichtig auch kritische Sachverhalte, wie z.B. die Wirksamkeit von Lean-Systemen, die Angst der Mitarbeiter vor möglichem Arbeitsplatzverlust, die eigene Rolle im neuen System, aber auch Themen wie Konflikte und Widerstände wurden vom Verbandstrainer behutsam, vertraulich und sorgfältig besprochen. 

Workshop auf Führungskräfte-Ebene

Durch das Begreifbarmachen der verschiedenen Werkzeuge waren die Führungskräfte im Anschluss in der Lage, die Lean Management-Prinzipien auf die eigene Fertigung und ihren Administrationsbereich zu übertragen. Im Mittelpunkt standen dabei die Aspekte des Managements, also das Steuern und Lenken und Koordinieren. Gemeinsam wurden erste Maßnahmen definiert und ein Maßnahmen- und Aktionsplan aufgestellt. 

Ergebnisse:

Die Teilnehmer waren im Anschluss an der Workshops in der Lage 

• zu Verstehen, dass Lean Management kein bloßes Kosteneinsparungsprogramm ist, sondern ein betrieblicher Verbesserungsprozess, der „Unnützes“ eleminiert und die täglich Arbeit erleichtert und erfolgreich macht
  
• das Gelernte auf andere Bereiche zu transferieren 
  
• Verschwendung in den unterschiedlchen Bereich des Unternehmens zu erkennen und Gegenmaßnahmen abzuleiten 
• die Funktionsweisen des Lean Managements in der beruflichen Praxis zu verstehen
• zu erkennen, dass Lean-Management-Prinzipien in allen Bereichen des Unternehmens einsetzbar sind - vom einfachsten Prozess bis zu komplexen Situationen

Feedback: 

„Spiele sind ja so gar nicht meins, aber es war ja keine Spielerei, sondern es zeigte super die Funktionsweisen ...“

„Es ist schon erstaunlich, wie viele wir verschenken.“

„Ich konnte endlich auch mal meine Meinung zu diesem Thema loswerden.“

„Endlich habe ich mal verstanden, was die eigentlich von uns wollen.“

Praktische Tipps: 

• Es ist absolut snnvoll, dass der Trainer auf jeden Fall Erfahrungen in der Moderation von Gruppen und vom Lean Management.
  
• Es ist wichtig kritische Fragen zuzulassen und diese als notwendig und wichtig zu erkennen. Das ist Goldstaub!
• Von Anfang an ist es unerlässlich, das Lean Management als Denkhaltung - nicht als Technik - zu verstehen.
• Immer die Prinzipien anschaulich machen und im eigenen Unternehmen zeigen.
• Der Schlüssel des Erfolgs liegt in der Zusammenarbeit und dem gegenseitigen Lernen. 
  

Kostenkalkulation für einen 2-Tages-Workshop im Vergleich: